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あさぎり通信「経理・総務の自動化」

2016.10.17 | お役立ち情報

 おはようございます。
あさぎり会計事務所の税理士の藤田です。

 みなさん、3連休は、何をして過ごされましたか?
本題に入る前に、たわいもない話をちょっと書きますね。

 3連休の初日の土曜日は雨で、娘の運動会が中止になり、日曜日に行ってきました。
 最終日の月曜日は、以前から私の買いたいものがあり、ネットで探した結果、
名古屋のお店が一番安いことが分かり、遊びも兼ねて名古屋に家族で出かけました。
家族サービスもでき、一石二鳥の楽しい名古屋行きのはずでした。
 ちなみに私の家族は、妻(?歳)と娘(3歳)、息子(1歳)の4人家族です。

 朝早く名古屋に着き、午前中に私の買い物を済ませました。
 その後、「名古屋港水族館」に行きました。
 ここまでは良かったのですが、これからが私の体がクタクタになる始まりです。

 水族館では、娘の「だっこ攻撃」にやられ、ずっと抱っこしながら館内を歩き
回りました。普段運動しない私なので、もうこの時点でクタクタです。
 当初、水族館でこんなにクタクタになるとは想像もしていませんでした。

 さらにさらに、帰りの新幹線がものすごい混雑
 3連休の終わりなので、多少混雑するとは思っていましたが、こんなに新幹線が
混雑するとは思っていませんでした。
 名古屋駅では座席に座れなくても、大阪駅でたくさんの人が降りるだろうから、
中に乗っていれば座れると思っていたのですが、考えがぶち甘かった。

 私は、下の息子がベビーカーで寝ていたので新幹線のデッキにいました。
京都駅では、観光客が多いので乗車する人が多く、身動きが取れないぐらい混雑。
 さらに大阪駅では、降りる客と乗る客が混じりものすごく混雑。
ホームには、乗車できない客も。

 よって、私は、名古屋駅から広島駅までずっと立ちっぱなしでした。
もうクタクタです。
水族館で疲れ、新幹線で疲れ、相当疲れた一日でした。

<この一日の課題>
 子供の「抱っこ攻撃」をどう防げばいいのか。

<この一日に学んだこと>
 新幹線の混雑はすごい。予定が決まっていれば指定席がおすすめ。

★ ★ ★ ★本日のテーマ★ ★ ★ ★

● 経理・総務の自動化

★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★ ★

■ 概要 ━━━━━━━━━━━━━━━━・・・・・‥‥‥………

 経理の自動化とは、様々なソフトの活用により、経理の自動化を行っていくことです。
振替伝票を手書で作成したり、長時間会計ソフトに入力する作業が、不要になります。
インターネットのクラウドの利用により、このソフトが無料であったり、
格安で利用できたりします。

 必ずしも、自動化したほうがいいとは限りません。手入力の方が早く終わったり、
業種によっては、経理の自動化が難しい業種もあります。
ソフトを導入しただけでは、会社として経理の自動化は進まないと思います。

 経理の自動化の為には、社員の意識改革、会社の組織の変更や経理情報の管理の仕方
などを変更しないといけないです。
 弊所では、お客様の為に、経理の自動化に取り組んでいます。
興味のある方は、気軽にご相談ください。

■ 具体的な事例 ━━━━━━━━━━━━━━━━・・・・・‥‥‥………

ネットバンキングの情報を会計ソフトに自動読み込み可能
 取引が多い場合でも、ネットバンキングのデータを手入力していませんか?

エクセルなどデータから会計ソフトに自動読み込み可能
 エクセルで作成した現金出納帳、売掛金一覧表、日報、レジデータ等のデータを
手入力していませんか?
 弊所のお客様では、広島市内、県外に何店舗か持たれているお客様がいます。
 お店で日報を作成してもらい、本部が会計ソフトに自動で入力できる仕組みを
構築しています。

領収書をスキャンし、会計ソフトに自動で仕分けをおこす
 領収書を手入力してませんか?

クラウド会計の活用
 クラウド会計の利用により、お客様のデータを会計事務所がタイムリーに把握する
ことが可能です。
 弊所でもよくあったことですが、会計事務所が月次チェックをする際でも、お客様が
会計ソフトの入力を進めてしまい、データが合わなくなることがありました。
 クラウド会計では、会計事務所がお客様のデータを共有して使うことができるので、
この問題点が改善されました。

<クラウド会計ソフトの選択>
 どのクラウド会計ソフトを選ぶのかが大切なポイントになります
有名なところで、フリー、マネーフォワード、クルー等の会計ソフトがあります。
これらのソフトは、良い所もあるのですが、デメリットもあります。
実際使ってみると使い勝手が悪く、自動化しない方が良かったことになるケースもあります。

その他の自動化

 ・タイムカードから自動で給与計算を行う。
 クラウドの給与ソフトがあります。ソフト会社によっては、操作が遅い会社もあります。
 上記で書いたクラウド会計の会社の給与ソフトは意外とコストがかかると思います。
 パソコンにインストールして使用する給与ソフトの方が安くて、使い勝手が良いかもしれません。
 (安くて年間1万7千円ぐらいの給与ソフトがあります。50名までが利用可能です。)

 ・請求書作成ソフトを利用する。(ミソカなど)
 ミソカであれば、郵送代行は、1通180円、FAX送信 1通60円です。
 事務員を雇い、請求書、封筒などの消耗品を用意し、郵便ポストまで出しに行く時間
 などのコストを考えると安いかもしれませんね。

 ・振込代行サービスを利用し、振込手数料の削減をする。
 銀行振込を代行するサービスがクラウド上にあります。
 振込手数料も一律で、会社によっては振込手数料の削減につながります。

 ・飲食店、美容店等のレジシステムのクラウド化
 レジのシステムをクラウド化することにより、売上の管理、商品管理、来社人数等の
 経営情報を自動で集計、管理ができます。
 店舗が多い場合には、この管理だけでも人を雇用し大変な作業になります。
 又、レジの購入に関しては、補助金(最大40万円)が受けられる場合があります。
 この機会にレジを変更されてはいかがでしょうか。

■編 集 後 記 ━━━━━━━━━━━━・・・・・‥‥‥………

 経理・総務の自動化は、ものすごい勢いでソフトの開発が進んでいます。
今後の中小企業の経営おいて、経理部門などの間接部門の縮小、タイムリーな
経営情報の収集が大切になります。
 中小企業では、人材の確保が難しくなっています。
経理・総務の自動化により雇用をしなくても済む組織作りが大切です。

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